Одним из важных этапов подготовки к проведению процедуры сертификации системы ХАССП является проведение внутреннего аудита. С помощью проверки можно оценить соответствие системы действующим техническим регламентам Таможенного союза в отношении ХАССП.

Тщательная разработка программы внутреннего аудита позволяет определиться с общим объемом работ, графиком и сроками проведения аудита, составить программу контроля, выбрать подходящую методику и предварительно выявить наиболее неблагополучные подразделения. Также на этапе планирования желательно постараться учесть потенциальные внешние факторы воздействия.

Для каждой организации программа формируется индивидуально, но в ней должны быть отражены следующие аспекты.

Обоснование

Этот этап предполагает определение основной цели программы и причин проведения аудита. Например, он может осуществляться в связи с требованиями органа по сертификации или же для оценки работы системы ХАССП на предприятии, может служить одним из методов оценки санитарного состояния производства и т. д.

Подготовка

На данном этапе назначаются сотрудники, ответственные за проведение аудита. Также оповещаются сотрудники, работающие на участках, которые будут подвергнуты аудиту, выясняется готовность этих участков и уместность проведения аудита в запланированные сроки.

Одновременно осуществляется сбор документов и других сведений по объекту проверки.

Анализ документации

Анализ документации по процессам, которые планируется подвергнуть аудиту, предоставляет возможность определить объемы проверки. Это ключевой этап для последующего составления плана аудита.

Создание плана аудита и определение последовательности действий

План аудита должен отражать, какие именно процессы будут подвергаться проверке, кто будет проводить аудит, в какое время он будет проходить, как будет оцениваться работа специалистов и другие факторы.

Распределение задач между членами инициативной группы

Если объем планируемой проверки достаточно большой, то целесообразнее назначить аудиторами нескольких сотрудников, осуществить распределение задач между ними, установить последовательность действий, решить вопрос, сколько времени будет уделено каждому из процессов. Это позволит сократить время, в которое проверки будут так или иначе препятствовать производственным процессам: работу, которую один специалист выполнит за три часа, трое специалистов выполнят за час. Один сотрудник при этом может отвечать за выполнение сразу нескольких задач.

Реализация аудита

Стартом аудита считается проведение открывающего совещания, на котором еще раз уточняется объем проверки и ее границы. Построение эффективной коммуникации между проверяющей и проверяемой сторонами позволяет сделать аудит максимально результативным.

Далее на основании собранной информации аудиторы приступают к проверке. Они задают вопросы, осуществляют сбор данных и оценивают, в первую очередь, соответствие системы принципам ХАССП и требованиям технических регламентов.

Аудит должен начинаться с построения эффективной коммуникации между сторонами

Формирование заключения и представление итогов

После завершения оценки соответствия аудиторы должны предоставить свои выводы. Если в ходе проведенного аудита установлено, что система работает безотказно, полностью соответствует стандартам и готова к проведению сертификации, то этот этап является завершающим. Если выявлены несоответствия или нарушения, требуется разработка и осуществление корректирующих мероприятий. Иногда дополнительно выносятся рекомендации по возможным улучшениям системы, которые можно рассматривать как план для дальнейшей реализации.

Отчет о проверке рассылается всем заинтересованным лицам для ознакомления. На закрывающей встрече при необходимости сторона, подвергнутая проверке, может задать уточняющие вопросы или дать разъяснения по замечаниям, если они возникли в результате каких-либо недоразумений или непонимания между сторонами.

Проведение корректирующих действий по итогам проверок

Это одна из самых важных частей аудита: проверяющие должны удостовериться, что все действия по замечаниям и несоответствиям осуществлены должным образом. Иначе цель аудита не будет достигнута, и при последующей проверке будут выявлены те же ошибки.

Без мероприятий по устранению нарушений цель аудита не может быть достигнута

Проведение аудитов является затратным мероприятием с точки зрения временных и человеческих ресурсов. Данная работа требует тщательного планирования, выполнения, отчетности. Инспектирование может помешать производственному процессу, а вводная и заключительная встречи требуют присутствия не только специалистов, но и руководства. К тому же самой проверкой процедура не заканчивается: последующие действия по устранению выявленных нарушений также требуют привлечения аудитора и проверяемого.

В связи с этим очень важно, чтобы проверка была проведена должным образом от начала до конца. Аудиты никогда не должны заставать врасплох, дата и время должны быть согласованы и удобны: внезапный аудит может затруднить или прервать процесс в критический момент, что обернется финансовыми потерями для предприятия.